Compliance-Richtlinie für den Kirchengemeindeverband Brück/Merheim
Verhaltensregeln für alle pastoralen und nicht pastoralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (angestellt oder ehrenamtlich) sowie alle Organmitglieder des Kirchengemeindeverbandes Brück/Merheim, nachfolgend Mitarbeitende genannt.
1. Präambel
Die Mitarbeitenden im kirchlichen Dienst üben ihre Aufgaben gewissenhaft und loyal aus. Sie treffen Entscheidungen uneigennützig im kirchlichen Interesse. Die Art und Weise, wie die Mitarbeitenden ihre Tätigkeiten ausüben, bestimmen das Ansehen der katholischen Kirche wesentlich mit.
Entscheidungen dürfen daher nicht durch persönliche Beziehungen der Mitarbeitenden oder die Annahme von Vorteilen beeinflusst werden.
Jeder Anschein, dass Mitarbeitende im kirchlichen Dienst für persönliche Vorteile im Zusammenhang mit ihrer Aufgabenerfüllung empfänglich sein könnten, muss vermieden werden. Die nachstehenden Ausführungen sind im Zweifel eng auszulegen.
Die Richtlinie kann nicht alle in der täglichen Praxis entstehenden Anwendungsfragen erfassen und sämtliche Einzelfälle regeln. Aber sie soll Hilfestellung geben, um im konkreten Einzelfall pflichtbewusst zu entscheiden bzw. die Entscheidung des Kirchenvorstandes oder der Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes einzuholen.
Besonders bei der Umsetzung im Alltag (u. a. Schutz vor Manipulationsversuchen, Schärfung der Sensibilität für das Erkennen von Korruptionsanzeichen, Erhöhung der Klarheit für die Annahme von Belohnungen und Geschenken sowie eine Schärfung des Rechtbewusstseins) sollen die nachfolgenden Regelungen helfen.
2. Informationspflicht
Jede(r) Mitarbeitende muss sich über die für ihren/seinen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen informieren. In Zweifelsfällen ist Rat beim Leitenden Pfarrer, der Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes oder des Kirchenvorstandes einzuholen.
3. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen
Jede(r) Mitarbeitende ist verpflichtet
- die in ihrem/seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen einzuhalten,
- fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu sein,
- das Ansehen der katholischen Kirche zu achten,
- Interessenkonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden,
- sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen,
- die Bestimmungen über die Arbeitssicherheit, den Umweltschutz und den Datenschutz einzuhalten,
- Compliance-Verstöße unverzüglich schriftlich dem Leitenden Pfarrer, der Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes oder dem Kirchenvorstand zu melden.
4. Verbot der Annahme von Zuwendungen
Die/der Mitarbeitende darf im Zusammenhang mit ihren/seinen Ämtern bzw. ihren/seinen Arbeits- oder Dienstverhältnissen keine Zuwendungen fordern, sich versprechen lassen oder annehmen; es ist dabei unerheblich, ob die Zuwendungen direkt oder indirekt (z.B. an Angehörige, persönliche Bekannte, nahestehende Vereine, Organisationen oder Unternehmen) gewährt werden.
Zuwendungen sind z. B. Bargeld, Geldwerte (z. B. Gutscheine, Lose, Eintrittskarten), Geschenke, Vergünstigungen, Bewirtungen, Einladungen zu Veranstaltungen, Übernahme von Reisekosten und nicht marktübliche Dienstleistungen wirtschaftlicher oder nichtwirtschaftlicher Art.
Ausnahmen vom generellen Verbot
Das Verbot gilt nicht für:
- Bewirtung in angemessenem und üblichem Rahmen, die örtlichen Bräuchen und Gewohnheiten entsprechen, z.B. bei Sitzungen, Fortbildungsveranstaltungen und offiziellen Empfängen Einführung, Ehrung oder Verabschiedung von Kolleginnen oder Kollegen.
Geringfügige Leistungen, die die Durchführung eines Dienstgeschäftes erleichtern oder beschleunigen (z. B. Mitnahme zu Außenterminen). - Einmalige geringwertige Aufmerksamkeiten einfacher Art (z. B. Kugelschreiber, Kalender, Konfekt o. ä.).
- Geringfügige Preisnachlässe, die insgesamt eingeräumt werden und allen Beteiligten in gleicher Weise zur Verfügung stehen, wenn es sich eindeutig um eine allgemein übliche Form der Kundenwerbung handelt.
- Einladungen, Geschenke und Bewirtung im Zusammenhang mit Veranstaltungen, bei denen die eingeladenen Personen den Kirchengemeindeverband oder die Kirchengemeinde nach außen hin vertreten und der für diesen Anlass angemessene und übliche Rahmen nicht überschritten wird.
In allen Zweifelsfällen und/oder bei Fragen zur Annahme von Zuwendungen sind frühzeitig der Leitende Pfarrer, die Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes oder der Kirchenvorstand zu kontaktieren.
Genehmigung
Soweit keine Ausnahme vom generellen Verbot vorliegt, muss die/der Mitarbeitende die Entscheidung des Leitenden Pfarrers, der Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes oder des Kirchenvorstandes frühzeitig einholen.
Kann eine Genehmigung nicht erteilt werden, sind bereits zugegangene Geschenke bzw. die Gegenwerte zurückzugeben. Sollte dies im Einzelfall nicht möglich sein, sind sie einem wohltätigen Zweck zuzuführen.
5. Vermeidung von Interessenkonflikten
Jede(r) Mitarbeitende muss seine privaten Interessen und die Interessen der Kirchengemeinde streng voneinander trennen. Bereits der Anschein eines Interessenkonflikts ist zu vermeiden. Dies gilt insbesondere bei
- Auftragsvergabe oder -annahme an/von die/den Mitarbeitende(n) selbst,
- Auftragsvergabe oder -annahme an/von nahestehende Personen (zum Beispiel Ehegatte/in, Verwandte, persönliche Bekannte),
- Auftragsvergabe oder -annahme an/von Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten,
- Auftragsvergabe oder -annahme an/von Unternehmen, an denen nahestehende Personen oder Mitarbeiter mit 10 % und mehr beteiligt sind.
Ausnahmen können nur vom Leitenden Pfarrer, der Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes oder dem Kirchenvorstand genehmigt werden.
Treten Interessenkonflikte auf, ist dies dem Leitenden Pfarrer, der Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes oder dem Kirchenvorstand umgehend und frühzeitig vor der Auftragsvergabe bzw. -annahme schriftlich anzuzeigen. Die Verletzung der Anzeigepflicht kommt einer Pflichtverletzung gleich. Der Kirchenvorstand entscheidet über den Interessenkonflikt. Eine betroffene Person ist von der Beschlussfassung ausgeschlossen.
6. Zusammenarbeit mit Kunden/innen und Lieferanten/innen
Der Kirchengemeindeverband und die Kirchengemeinden erwarten von Mitarbeitenden, Kunden/innen und Lieferanten/innen
- die Einhaltung aller geltenden Gesetze,
- das Unterlassen von Korruption,
- die Beachtung der Menschenrechte,
- die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit und gegen sexuelle Gewalt gegen Kinder,
- die Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs,
- den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeitenden,
- die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz,
- dass diese Punkte auch in der eigenen Lieferkette umgesetzt und eingehalten werden.
7. Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Datenschutz
Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeitenden und Besucher/innen hat jede(r) Mitarbeitende an ihrem/seinem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten.
Jede(r) Mitarbeitende ist für den Umweltschutz in seinem Arbeitsbereich mitverantwortlich und verpflichtet, die Gesetze, Vorschriften und Standards zum Umweltschutz einzuhalten.
Personenbezogene Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden.
Firmen- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur im Rahmen des Aufgabengebiets verwendet werden.
8. Folgen der Nichtbeachtung
Die/ Der Mitarbeitende, die/der die Compliance-Richtlinie nicht beachtet, verletzt seine arbeits- und dienstrechtlichen Pflichten, was zur Kündigung des Arbeits- bzw. Dienstverhältnisses führen kann. Im ehrenamtlichen Bereich kann eine Nichtbeachtung der Compliance-Richtlinie dazu führen, dass das Ehrenamt aufgegeben werden muss. Zudem kann ein Verstoß gegen strafrechtliche Bestimmungen vorliegen.
Darüber hinaus kann die/der Mitarbeitende für Schäden, die durch sein pflichtwidriges oder eigennütziges Handeln entstanden sind, in Regress genommen werden.
Datum: 27.11.2024
Kirchengemeindeverband Brück/Merheim
Compliance Regelung
- Erläuterungen -
im November 2021 hat die Deutsche Bischofskonferenz eine gemeinsame Empfehlung unter dem Titel „Kirchliche Corporate Governance“ für Standards bei den Themen Governance und Compliance herausgegeben. Mit Beschluss vom 27.11.2024 hat der KGV der Pfarreiengemeinschaft St. Hubertus und St. Gereon diese Vorgaben in einer Compliance-Richtlinie für unsere Pfarreien beschlossen.
(Auszüge aus https://www.erzbistum-koeln.de/news/Governance-und-Compliance-Was-dahinter-steckt-und-wie-sie-die-Kirche-voranbringen/)
Was ist Corporate Governance und wozu dient diese?
Corporate Governance beschreibt, innerhalb welches Ordnungsrahmens eine Organisation geleitet bzw. geführt wird. Dazu gehören gesetzliche Vorschriften, aber auch Compliance-Standards, die sich eine Organisation selbst auferlegt.
Hierzu gehören insbesondere Regelungen zur Transparenz. Es soll sichergestellt werden, dass diejenigen, die an der Leitung der Organisation mitwirken, in ihrer Tätigkeit möglichst keinen Interessenkonflikten ausgesetzt sind. Dabei reicht es aus, dass ein solcher Konflikt theoretisch bestehen oder ein Anschein eines solches Konfliktes entstehen könnte.
Ergänzend dazu zielen Governance Standards darauf ab, die fachliche Qualifikation der Handelnden sicherzustellen und wertorientiertes Verhalten zu fördern. Angesichts anstehender Entscheidungen sollen sie sich beispielsweise fragen: Wie gehe ich sorgsam und effizient mit den mir anvertrauten Ressourcen um? Wie kann ich in meinem Verantwortungsbereich eine angemessene Transparenz für Handlungen und Entscheidungen herstellen? Wie kann ich durch meine Haltung die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit legen?
Welche Vorteile bieten Compliance -Regelungen für Organisationen und für die Mitarbeitenden?
Dass Regeln eingehalten werden, ist eine Grundvoraussetzung für eine gut funktionierende Organisation. Es geht aber nicht nur darum zu vermeiden, dass durch Regelverletzungen straf- oder zivilrechtliche Folgen drohen, sondern auch um unser christliches Miteinander.
Regeln dienen der Transparenz und der Sicherheit in der Zusammenarbeit. Eine Compliance-Regelung sorgt dafür, dass jeder Mitarbeitende weiß, bis wohin der eigene Ermessensspielraum geht und an welche Regeln sich alle Kolleginnen und Kollegen halten müssen. Konsequenzen von Regelverstößen werden aufgezeigt und Wege eröffnet wie man durch ein transparentes Vorgehen, unnötige Zweifel vermeidet.
Warum sind gute Governance-Standards und Compliance Regelungen auch für die Kirche vor Ort relevant?
Kirchliche Einrichtungen sind in vielschichtigen wirtschaftlichen Zusammenhängen aktiv. Für sie gelten grundsätzlich dieselben Risiken wie für weltliche Organisationen. Insofern ist es naheliegend abzusichern, dass gerade im finanziellen und rechtlichen Bereich geltende Normen befolgt werden.
Die Relevanz geht allerdings noch deutlich über diesen konkreten Nutzen hinaus: Kirche ist nicht einfach nur irgendeine Organisation. Ihre Verpflichtung ist, dass sie ihr Handeln an christlichen Werten ausrichtet. Das soll in der gesamten Organisation spürbar sein. In der Wirtschaft zeigt sich zunehmend, dass Kunden und andere Bezugsgruppen immer stärker gute Governance- und Compliance-Strukturen einfordern. Die Sicherheit, die dadurch entsteht, dass die Organisation konsequent transparent und wertebasiert agiert und die Einhaltung von Regeln aufmerksam verfolgt, ist eine wichtige Basis, um Vertrauen wachsen zu lassen. Dies gilt umso mehr in einer von zunehmender Unsicherheit geprägten Welt. Vertrauen und Transparenz sind gerade im kirchlichen Bereich eine zentrale Währung. Beides wird gestärkt, indem die Kirche gegenüber der Basis bzw. Öffentlichkeit Rechenschaft darüber ablegt, in welchen Strukturen sie agiert, wie sie die Aufsicht über ihr wirtschaftliches Handeln organisiert und wie sie ganz praktisch ihre Mittel verwendet.
Parallel tragen gute Governance und Compliance-Standards dazu bei, sicherzustellen, dass Organisationen in sich gut funktionieren. Für den kirchlichen Kontext bedeutet das, dass wirtschaftliches und finanzielles Handeln möglichst konsequent auf die Verwirklichung des kirchlichen Sendungsauftrags ausgerichtet ist und die vorhandenen Ressourcen effizient zu diesem Zweck eingesetzt werden.
Um auch in unserer Pfarreiengemeinschaft eine gute Governance zu fördern, haben wir angefügte Compliance-Richtlinie erarbeitet und beschlossen.
Der Inhalt in Kurzform:
Wer ist von der Richtlinie betroffen?
Diese Richtlinie betrifft alle hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über das Erzbistum Köln, den KGV oder die jeweilige Kirchengemeinde angestellt sind, alle ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die insbesondere in folgenden Gremien und Gemeinschaften mitarbeiten: KGV, Kirchenvorstände, Pfarrgemeinderat und Ausschüsse, Kirchenmusik-, Kinder-, Jugend-, Familien- und andere Gruppierungen, ... sowie sämtliche Einrichtungen wie Bücherei oder Fördervereine (die Aufzählung ist nicht abschließend).
Häufig haben rechtlich selbständige Organisationen eigene Compliance-Regelungen, insoweit gilt diese Compliance-Richtlinie des Seelsorgebereiches subsidiär.
Wie ist zu verfahren?
Alle Sachverhalte / Verträge / Leistungsbeziehungen, bei denen ein Interessenkonflikt denkbar sein oder ein entsprechender Anschein bestehen könnte, sind frühzeitig, d. h. spätestens vor Eingehen eines Vertrages / einer Leistungsbeziehung den jeweiligen Kirchenvorständen (KV) anzuzeigen. Falls eine rechtzeitige Anzeige versäumt wurde, ist diese unverzüglich nachzuholen.
Entscheidungsweg
Der jeweils zuständige KV bzw. die benannten KV-Mitglieder prüfen, ob in dem angezeigten Fall wirklich ein Interessenkonflikt besteht und wie dieser entweder vermieden werden kann oder sichergestellt wird, dass es nicht zum Nachteil einer der Parteien führen könnte.
Beispiel 1: Das Pfarrsekretariat erhält zu Weihnachten eine Flasche Sekt von der Leitung des Altenheims.
Einschätzung: Die Einschätzung basiert auf den Regelungen in der Compliance-Richtlinie. Das Geschenk ist angemessen und in üblichem Rahmen. Es entspricht den örtlichen Bräuchen und Gewohnheiten. Es besteht keine Anzeigepflicht. Anders wäre es bspw., wenn das Geschenk Delikatessen im Wert von 250 Euro umfassen würde.
Beispiel 2: Der Ehepartner eines Mitglieds bspw. des Kirchenvorstands oder des Pfarrgemeinderates bewirbt sich auf eine offene Stelle als Küster.
Einschätzung: Das Mitglied des Kirchenvorstandes / Pfarrgemeinderates muss den Sachverhalt anzeigen. Es besteht ein möglicher Interessenkonflikt, denn auf der einen Seite besteht das Interesse, dass der Ehepartner die Stelle bekommt, auf der anderen Seite soll aber der am besten geeignete Bewerber ausgewählt werden.
Lösung: Das Mitglied des Kirchenvorstandes / Pfarrgemeinderates wird am Auswahlverfahren nicht beteiligt und hat kein Abstimmungsrecht, wenn es zum Einstellungsbeschluss kommt.
Beispiel 3: Ein Mitglied des Elternrates des Kindergartens betreibt einen Betrieb für Landschaftsbau. Im Außengelände des Kindergartens soll ein Baum gefällt werden. Das Mitglied des Elternrates bietet seine Dienste an und möchte dafür eine Rechnung stellen.
Einschätzung: Der Sachverhalt muss angezeigt werden. Es könnte ein Interessenkonflikt bestehen.
Lösung: Es werden weitere Vergleichsangebote eingeholt. Die Entscheidung, welches der Angebote den Zuschlag bekommt, wird ohne Einbeziehung des Elternrates gefällt und basiert allein auf Kriterien, die nichts mit der Mitarbeit im Elternrat zu tun haben (Preis, Qualität, Zahlungsmodalitäten, etc.).
Der KV bzw. die benannten KV-Mitglieder geben nach Anzeige eines Sachverhaltes kurzfristig Rückmeldung, wie zu verfahren ist.
Bitte nutzen Sie bei Fragen sowie für die Anzeige eines Sachverhaltes folgende E-Mail-Adresse:
compliance@pgbm.de